סקירה אימונית: מה זה "תוכנית המשכיות עסקית" ולמה היא חשובה בזמן חירום?

צוות פוקוס

מלחמה היא אירוע מורכב ומאתגר שיכול לפגוע קשות בעסקים. בעלי עסקים שרוצים להתמודד עם המשכיות עסקית בזמן מלחמה צריכים לנקוט בצעדים מקדימים כדי להיערך לקשיים הצפויים.
להלן כמה דרכים להתמודדות עם המשכיות עסקית בזמן מלחמה לבעלי עסקים:

הגדרת תוכנית המשכיות עסקית: תוכנית המשכיות עסקית היא מסמך המפרט את הצעדים שיינקטו כדי לשמור על פעילות העסק במקרה של אירוע חירום. תוכנית זו צריכה לכלול את הדברים הבאים:

זיהוי סיכונים: חשוב לזהות את הסיכונים הספציפיים שיכולים להשפיע על העסק שלכם בזמן מלחמה.

הערכת סיכונים: לאחר זיהוי הסיכונים, יש להעריך את חומרתם ואת הסבירות שלהם להתרחש. * פיתוח תוכנית פעולה: על תוכנית המשכיות העסקית לכלול תוכנית פעולה מפורטת לטיפול בכל סיכון.

בדיקה ותרגול: חשוב לבדוק את תוכנית המשכיות העסקית באופן קבוע ולתרגל את הצעדים המפורטים בה.

הכנו לעם דוגמא לתוכנית עבודה להמשכיות עסקית לעסק של מסעדה, שבעליה גוייס.
התטכנית היא כללית ולדוגמא לצורך לימוד והמחשה, לבניית תוכנית מלאה צרו קשר עם בעלי מקצוע.


פוקוסניוז לייב מומחים בנושא ניהול סיכונים שיווקיים ב2024 עם עו"ד שי ארז, מראיין: עו"ד שחל בן ארי, עורך ראשי פוקוסניוז.

דוגמא לתוכנית המשכיות עסקית למסעדה בזמן מלחמה

מטרה
מטרת תוכנית זו היא להגדיר את הצעדים שיינקטו כדי לשמור על פעילות המסעדה במקרה של מלחמה שנמשכת חצי שנה והבעלים מגוייס.

סיכונים
הסיכונים הספציפיים שיכולים להשפיע על המסעדה בזמן מלחמה כוללים:
* *הפסקת פעילות המסעדה:* אם הבעלים מגוייס, המסעדה תאלץ להפסיק את פעילותה לתקופה מסוימת.* *הפרעות בשרשרת האספקה:* המלחמה עלולה לגרום להפרעות בשרשרת האספקה, מה שיקשיח את רכישת חומרי גלם.* *ירידה בביקוש:* המלחמה עלולה לגרום לירידה בביקוש למוצרים ושירותים של המסעדה.

תוכנית פעולה
שיווק
התאמת המוצרים והשירותים: המסעדה תתאים את המוצרים והשירותים שלה לנסיבות החדשות שנוצרו בעקבות המלחמה. לדוגמה, המסעדה עשויה לשקול להתמקד במוצרים ושירותים הבאים: * ארוחות מוכנות מראש * ארוחות משלוחים * ארוחות מיוחדות לאנשים המתמודדים עם לחץ נפשי* *הגדלת הנוכחות הדיגיטלית:* המסעדה תגדיל את הנוכחות הדיגיטלית שלה כדי להגיע ללקוחות חדשים. לדוגמה, המסעדה עשויה ליצור קמפיינים פרסומיים ברשתות החברתיות או להקים אתר אינטרנט חדש.

פיננסים
יצירת תוכנית חירום: המסעדה תיצור תוכנית חירום פיננסית כדי להבטיח שהיא תוכל להתמודד עם הפסדים פיננסיים במקרה של מלחמה. לדוגמה, המסעדה עשויה ליצור תוכנית חיסכון או לקבל הלוואה.* *הגדלת הנזילות:* המסעדה תגדיל את הנזילות שלה כדי להבטיח שהיא תוכל לעמוד בהוצאות השוטפות במקרה של מלחמה. לדוגמה, המסעדה עשויה להפחית את התחיבויותיה או להגדיל את המלאי שלה.

תפעול
התאמת התהליכים: המסעדה תתאים את התהליכים שלה לנסיבות החדשות שנוצרו בעקבות המלחמה. לדוגמה, המסעדה עשויה לשקול לשנות את שעות הפעילות שלה או לעבור למטבח קטן יותר.* *הגדלת האבטחה:* המסעדה תגדיל את האבטחה שלה כדי להגן על העובדים והלקוחות במקרה של אירוע ביטחוני. לדוגמה, המסעדה עשויה להתקין מערכות אזעקה או להעסיק מאבטחים.

ניהול
הכנת העובדים: המסעדה תכשיר את העובדים שלה להתמודדות עם מלחמה. לדוגמה, העובדים ילמדו כיצד לפעול במקרה של הפסקת חשמל, פינוי או אירוע חירום אחר.* *יצירת צוות חירום:* המסעדה תיצור צוות חירום שיהיה אחראי על ניהול העסק במקרה של מלחמה.

מו"פ
פיתוח מוצרים ושירותים חדשים: המסעדה תפעל לפתח מוצרים ושירותים חדשים שיתאימו לנסיבות החדשות שנוצרו בעקבות המלחמה. לדוגמה, המסעדה עשויה לפתח ארוחות משלוחים בריאות או ארוחות מיוחדות לאנשים המתמודדים עם לחץ נפשי.

כ"א
גיוס עובדים חדשים: המסעדה תגייס עובדים חדשים כדי להחליף את העובדים שהתגייסו לצבא.* הכשרת עובדים חדשים: המסעדה תכשיר עובדים חדשים להתמודדות עם העבודה בזמן מלחמה.

פתרונות יצירתיים
להלן כמה פתרונות יצירתיים לניהול המשכיות עסקית בתנאים שצוינו למסעדה:
שיתוף פעולה עם מסעדות אחרות: המסעדה יכולה לשתף פעולה עם מסעדות אחרות באזור כדי לחלק את המשאבים והעובדים. לדוגמה, המסעדות יכולות להחליף עובדים זו בזו במקרה של גיוס צבאי או פינוי.
העברת הפעילות למקום מוגן יותר: אם המסעדה ממוקמת באזור שבו יש סיכון גבוה להתקפות, היא יכולה לשקול להעביר את הפעילות למקום מוגן יותר. לדוגמה, המסעדה יכולה לפתוח סניף חדש במרתף או במבנה מוגן אחר.
התמחות במוצרים ושירותים ייחודיים: המסעדה יכולה להתמחות במוצרים ושירותים ייחודיים שיהיו מבוקשים בזמן מלחמה. לדוגמה, המסעדה יכולה להתמקד בארוחות משלוחים בריאות או ארוחות מיוחדות לאנשים המתמודדים עם לחץ נפשי. המסעדה יכולה גם להשקיע בפיתוח מערכת משלוחים יעילה שתאפשר לה לספק את המוצרים והשירותים האלה ללקוחותיה.

חשוב לציין שהצעדים האלה הם רק הצעות, וכי כל מסעדה צריכה להתאים את התוכנית שלה לצרכים ולנסיבות שלה.

עוד בנושא:
רישום ללייב בנושא ניהול סיכוני שיווק 2024, עם עו"ד שי ארז